Khởi tạo dữ liệu

1. Cấu hình mô hình vận hành

1.1. Mục đích:

Quản lý mô hình hoạt động của công ty

• Người thu mua (Buyer): Mặc định Kích hoạt

  • Kích hoạt: Tất cả các đơn Đề nghị mua hàng (RO) từ các kho sau khi khởi tạo xong sẽ lên Buyer tiếp nhận và Buyer sẽ tiếp tục quá trình tạo Phiếu mua hàng (PO) tới nguồn cung cấp để mua hàng.

  • Không kích hoạt: Đơn đề nghị mua hàng (RO) từ các kho sau khi khởi tạo xong sẽ trực tiếp chuyển tới kho tổng hoặc bếp trung tâm tương ứng trong phần cấu hình chi tiết kho để order hàng hóa, nguyên vật liệu.

• Nhượng quyền: Mặc định Không kích hoạt

  • Kích hoạt: Nhượng quyền sẽ vận hành tách biệt với công ty và với các chủ nhượng quyền khác. Giữa công ty và các chủ nhượng quyền không thể điều chuyển hàng hóa nội bộ cho nhau mà phải qua luồng mua hàng.

  • Không kích hoạt: Nhượng quyền và công ty sẽ vẫn vận hành theo luồng chung, có thể điều chuyển nội bộ hàng hóa giữa công ty và nhượng quyền bình thường.

1.2. Thao tác:

• Cài đặt => Cấu hình hệ thống => Mô hình hoạt động

Cấu hình hệ thống mô hình hoạt động

2. Đơn vị tính

2.1. Mục đích

• Quản lý đơn vị tính cho thành phẩm và nguyên vật liệu.

• Đối với khách hàng mới đăng ký hệ thống sẽ tạo sẵn danh mục đơn vị tính cơ bản, nếu đã đủ đơn vị tính thì bỏ qua bước này, nếu chưa tiến hành khai báo thêm.

2.2. Thao tác

• Danh mục => đơn vị tính.

Danh mục đơn vị tính

• Khai báo mã (không có hệ thống sẽ tự động tạo mã) và tên hiển thị lưu.

Danh mục đơn vị tính

Thêm mới đơn vị tính

3. Quy đổi đơn vị tính

3.1. Mục đích

• Linh động trong việc quản lý đơn vị tính cho Nguyên vật liệu và thành phẩm.

3.2. Thao tác

• Click Danh mục => Quy đổi đơn vị tính

Danh sách các công thức quy đổi

• Có 2 cách để khởi tạo:

  • Import Excel

  • Tạo mới

5.2.1. Import excel

• (Tương tự 3.2.1. Import Excel)

5.2.2. Tạo mới

• Click tạo mới

Click tạo mới quy đổi đơn vị tính

• Nhập thông tin quy đổi đơn vị tính với tỉ lệ => Lưu lại

• Tỉ lệ quy đổi: 1 từ đơn vị tính = ? (Tỉ lệ) đến đơn vị tính

• Thành phẩm, nguyên vật liệu áp dụng: nếu không chọn thì tỉ lệ quy đổi sẽ áp dụng cho toàn bộ.

Khi một quy đổi đơn vị tính đã được khởi tạo sẽ không thể sửa lại tỉ lệ quy đổi hay bỏ các nguyên vật liệu, thành phẩm đã được áp dụng

• Hủy quy đổi và tạo lại một công thức quy đổi khác.

• Vẫn có thể thêm các nguyên vật liệu, thành phẩm khác vào công thức quy đổi hiện có.

4. Nhóm nguyên vật liệu, thành phẩm

4.1. Mục đích

• Để quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm theo nhóm, có thể kiểm kê theo nhóm, phân loại nguyên vật liệu, thành phẩm.

4.2. Thao tác

• Danh mục => Nhớm nguyên vật liệu

• Có 2 phương thức để nhập

  • Import mới

  • Tạo mới

4.2.1. Import Excel

• Tiện ích => Import Excel

Chọn tiện ích import excel

• Chọn file excel cần import vào hệ thống rồi bấm kiểm tra dữ liệu để hệ thống check lại các thông tin trong file excel có hợp lệ hay không.

Có thể tải file mẫu và nhập đầy đủ nội dung theo form

• File này sẽ chứa nội dung form gồm các giá trị bắt buộc (dấu *), cần điền đầy đủ nội dung theo form.

• Lấy mẫu file excel của hệ thống rồi nhập liệu.

• Sau kho điền form click vào Chọn file và chọn đường dẫn đến thư mục lưu file => Kiểm tra dữ liệu.

Chọn file excel để nhập liệu vào hệ thống

• Kiểm tra lại dữ liệu rồi tiền hành nhập liệu vào hệ thống

  • Tại giao diện Kiểm tra dữ liệu có 2 màn:

    • Hợp lệ: Nội dung đúng mẫu => Thực hiện import.

    • Không hợp lệ: Thiếu hoặc sai nội dung mẫu => Tải file sai về và chỉnh sửa lại nội dung form => Thực hiện import.

Kiểm tra lại dữ liệu

4.2.2. Tạo mới

• Click tạo mới

Click tạo mới nhóm nguyên vật liệu

• => Nhập nội dung trong màn tạo mới => Lưu

Nhập thông tin nhóm nha cung cấp mới

Mã nhóm nguyên vật liệu nếu không điền sẽ đượng hệ thống tạo tự động.

5. Nguyên vật liệu, thành phẩm

5.1. Mục đích

• Khai báo, quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm sử dụng trong quá trình vận hành.

5.2. Thao tác

• Danh mục => Thành phẩm, nguyên vật liệu

Danh mục thành phẩm, nguyên vật liệu

• Các cách để thêm mới và chỉnh sửa thông tin:

  • Đồng bộ từ POS

  • Import Excel

  • Tạo mới

4.2.1. Đồng bộ từ POS

• Tiện ích => Đồng bộ từ POS: Hệ thống sẽ tự động đồng bộ toàn bộ từ menu của các cửa hàng đang sử dụng dịch vụ POS của iPOS

Đồng bộ danh sách thành phẩm, nguyên vật liệu dưới POS

• Xác nhận lại thông báo từ hệ thống

Việc đồng bộ toàn bộ menu ở các cửa hàng dưới POS có thể dẫn đến dư thừa món trước đó đã khởi tạo hoặc đã bị loại bỏ trên hệ thống của Inventory.

Xác nhận thông báo của hệ thống

4.2.2. Import Excel

• Chọn tiện ích => Import excel

Chọn tiện ích import excel

• (*) Nếu chưa có file tiến hành down file về và nhập đầy đủ nội dung theo form có sẵn (import mới). File sẽ có chứa nội dung form bao gồm các giá trị bắt buộc (dấu *), cần điền đầy đủ nội dung theo form.

• (**) Nếu muốn cập nhập thông tin cho các nguyên vật liệu, thành phẩm đã có về nhóm, loại.

Phân loại Nguyên vật liệu hoặc Thành phẩm phải thật chính xác vì liên quan trực tiếp đến quá trình vận hành sau này.

4.2.3. Tạo mới

• Click tạo mới

Click tạo mới nguyên vật liệu, thành phẩm

• Nhập các thông tin về nguyên vật liệu, thành phẩm mới => Lưu lại

Nhập thông tin nguyên vật liệu, thành phẩm mới

• Mã sẽ tự động được khởi tạo nếu không được nhập.

6. Kho

6.1. Mục đích

• Quản lý danh sách các kho, lưu trữ tồn, xuất, nhập nguyên vật liệu.

• Có 3 loại kho trên hệ thống:

  • Kho cửa hàng:

    • Mỗi một kho cửa hàng trên hệ thống tương đương với một điểm bán hàng dưới POS.

    • Không thể thêm mới trực tiếp trên hệ thống Inventory.

  • Kho tổng:

    • Một kho lưu trữ chung nguyên vật liệu.

  • Kho bếp trung tâm:

    • Lưu trữ nguyên vật liệu.

    • Chế biến ra các bán thành phẩm.

Không thể tạo mới trực tiếp kho cửa hàng trên hệ thống Inventory

6.2. Thao tác:

• Danh mục => Kho

Danh sách kho

• Thêm mới

  • Đồng bộ các kho cửa hàng từ POS

  • Thêm mới (Kho Tổng, Kho Bếp Trung Tâm)

6.2.1. Đồng bộ các kho cửa hàng từ POS

• Click tiện tích => Đông bộ từ POS

  • Hệ thống sẽ tự động đồng bộ các điểm bán hàng dưới POS và tạo các cửa kho cửa hàng tương ứng nếu chưa có.

Tiện ích đồng bộ kho cửa hàng từ POS

6.2.2. Thêm mới (Kho Tổng, Kho Bếp Trung Tâm)

• Click Tạo mới

Click tạo mới khởi tạo kho

• Điền thông tin kho vào form thêm mới => Lưu lại

Form thêm mới kho

• Mã sẽ tự động được khởi tạo nếu không được nhập.

6.3. Cấu hình kho cho mô hình không có người thu mua

• Danh cho các mô hình vận hành không có người thu mua để xử lý các phiếu yêu cầu mua hàng.

6.3.1. Thao tác

• Chọn kho cửa hàng hoặc kho bếp trung tâm

• Chọn các nguyên vật liệu, thành phẩm và nguồn kho cung cấp hoặc dùng file excel import.

Thêm cấu hình kho

7. Công thức chế biến

7.1. Mục đích

• Quản lý việc sử dụng nguyên vật liệu chế biến ra bán thành phẩm, thành phẩm.

• Có thể áp dụng cho 1 hoặc nhiều kho bao gồm kho cửa hàng, kho tổng, kho bếp trung tâm.

7.2. Thao tác

• Danh mục => Công thức chế biến

Các trạng thái của công thức chế biến

• Còn hiệu lực: Công thức được áp dụng gần nhất tính đến thời điểm hiện tại.

• Hết hiệu lực: Công thức đã được thay thế bởi 1 công thức khác có ngày áp dụng gần nhất tính đến thời điểm hiện tại.

• Bị hủy: Công thức chế biến không còn được sử dụng.

Danh mục danh sách công thức chế biến

• Có 2 cách để tạo mới công thức chế biến:

  • Import excel

  • Tạo mới

7.2.1. Import excel

(Tương tự 3.2.1. Import Excel)

7.2.2. Tạo mới

• Click tạo mới

Click tạo mới công thức chế biến

• Nhập các thông tin của công thức chế biến mới

  1. Các thông tin chung:

     • Chọn sản phẩm.

     • Chọn đơn vị sản phẩm (mặc định sẽ lấy đơn vị của sản phẩm theo danh sách nguyên vật liệu thành phẩm ) sang các đơn vị khác đã khai báo công thức quy đổi đơn vị tính ).
     • Ngày bắt đầu áp dụng công thức.

     • Các kho áp dụng công thức ché biến. Nếu không chọn kho => Công thức sẽ áp dụng cho toàn bộ các kho trong hệ thống.

  2. Danh sách nguyên vật liệu

     • Chọn Thêm mới nguyên vật liệu

     • Chọn các nguyên vật liệu cấu thành với số lượng và đơn vị tính (Có thể chọn sang đơn vị tính khác nếu đã có công thức quy đổi đơn vị tính.
  3. Click lưu lại

Form thêm mới công thức chế biến

8. Tồn đầu

8.1. Mục đích

• Thiết lập tồn đầu kỳ cho nguyên vật liệu, thành phẩm trước khi bắt đầu sử dụng hệ thống để đảm bảo vận hành chính xác khi triển khai sử dụng.

• Khai báo được tồn tối đa và tồn tối thiểu để quản lý nguyên vật liệu trong mức tồn cho phép.

Khai báo tồn trước khi phát sinh dữ liệu nhập / xuất và chỉ nên khai báo những nguyên vật liệu, thành phẩm cần quản lý số lượng.

8.2. Thao tác

• Cài đặt => Tồn đầu

Danh sách tồn đầu

• Có 2 cách để khởi tạo tồn đầu

  • Import excel

  • Thêm mới

8.2.1. Import excel

(Tương tự 3.2.1. Import Excel)

8.2.2. Thêm mới

• Click Tạo mới

Click thêm mới tồn đầu

• Điền các thông tin vào form => Lưu lại

Form thêm mới tồn đầu

9. Nhóm nguồn cung cấp

9.1. Mục đích

• Quản lý nguồn cung cấp theo nhóm để tiện theo dõi và báo cáo.

9.2. Thao tác

• Danh mục => Nhóm nguồn cung cấp

Danh sách nhóm nhà cung cấp

Thêm mới

• Click Tạo mới

Click tạo mới

• Điền thông tin vào form thêm mới => Lưu lại

Nếu mã không điền hệ thống sẽ tự động tạo mã nhóm nguồn cung cấp.

Form thêm mới nhóm nguồn cung cấp

10. Nhà cung cấp

10.1. Mục đích

• Quản lý và khởi tạo mua hàng hóa, nguyên vật liệu.

• Nguồn cung cấp chia làm 3 loại:

  • Nhà cung cấp Nội bộ: Các nhà cung cấp nội bộ như Kho Tổng, Kho Bếp Trung Tâm tự động khởi tạo trong nguồn cung cấp khi tạo mới Kho và không thể thêm mới trực tiếp.

  • Nhà cung cấp Bên Ngoài có kết nối APP nhà cung cấp: Tạo đơn mua hàng tự động đẩy sang app nhà cung cấp Ngoài tương ứng để xác nhận.
  • Nhà cung cấp Bên Ngoài không kết nối APP nhà cung cấp: Tạo đơn mua hàng tự động Xác nhận.

10.2. Thao tác

• Danh mục => Nguồn cung cấp

Danh sách nguồn cung cấp

• Có 2 cách để khởi tạo

  • Import excel

  • Thêm mới

10.2.1. Import excel

(Tương tự 3.2.1. Import Excel)

10.2.2. Thêm mới

• Click thêm mới

Click thêm mới nguồn cung cấp

• Điền thông tin nguồn cung cấp bên ngoài vào form thêm mới => Lưu lại

Nếu mã không điền hệ thống sẽ tự động tạo mã nguồn cung cấp.

Form thêm mới nhà cung cấp bên ngoai

11. Bảng giá

11.1. Mục đích

• Quản lý giá mua nguyên vật liệu, hàng hóa cho tưng nhà cung cấp theo từng giai đoạn.

11.2. Thao tác

• Danh mục => Bảng giá

Bảng giá có 3 trạng thái:

• Còn hiệu lực:

  • Có ngày bắt đầu lơn hơn thời điểm hiện tại.

  • Có thời điểm hiện tại trong khoảng thời gian Từ ngày - Đến ngày.

• Hết hiệu lực:

  • Thời điểm hiện tại quá thời điểm kết thúc của bảng giá.

  • Có bảng giá khác có ngày bắt đầu gần với ngày hiện tại hơn.

• Bị hủy: Bảng giá không được sử dụng và đã bị hủy.

Danh sách bảng giá

12. Tài khoản

12.1. Mục đích

• Khai báo các tài khoản tương ứng với khai báo các vị trí vận hành trong hệ thống được tùy theo mô hình vận hành.

• Các cấp độ tài khoản và quyền (Mặc định của hệ thống và có thể sửa đổi phân quyền phù hợp với mô hình hoạt động):

  • Chủ sở hữu: Quản lý toàn bộ phần danh mục, cài đặt và xem báo cáo của toàn bộ kho trong hệ thống. Không xem và khởi tạo được các chứng từ.

  • Chủ nhượng quyền: Quản lý toàn bộ phần danh mục, cài đặt và xem báo cáo trên các kho được quản lý trong hệ thống. Không xem và khởi tạo được các chứng từ.

  • Thu mua: Quản lý, khởi tạo toàn bộ đơn mua hàng ở những kho được phép quản lý. Phàn danh mục chi có quyền tạo bảng giá.

  • Quản lý kho tổng: Quản lý toàn bộ chứng từ và cấu hình tồn đầu ở các kho tổng mà tài khoản quản lý.

  • Quản lý kho bếp trung tâm: Quản lý toàn bộ chứng từ và cấu hình tồn đầu ở các kho bếp trung tâm mà tài khoản quản lý.

  • Quản lý kho cửa hàng: Quản lý toàn bộ chứng từ và cấu hình tồn đầu ở các kho cửa hàng mà tài khoản quản lý.

  • Kế toán: Quản lý xem các chứng từ và báo cáo tại các kho và tạo mới phiếu thu.

12.2. Thao tác

• Cài đặt => Tài khoản

Danh sách tài khoản

• Click Tạo mới

Click tạo mới

• Điền thông tin tài khoản mới vào form => lưu lại

• Email: Nên sử dụng mail thật cho từng tài khoản mới.

• Mât khẩu: Yêu cầu ít nhất 8 ký tự bao gồm có cả chữ hoa, chữ thường và số.

• Quyền và kho:

  • Quyền quản lý kho cửa hàng: Chỉ có thể chọn các kho cửa hàng.

  • Quyền quản lý kho tổng: Chỉ có thể chọn các kho tổng.

  • Quyền quản lý kho bếp trung tâm: Chỉ có thể chọn các kho bếp trung tâm.

Form thêm mới tài khoản

13. Chủ nhượng quyền

13.1. Mục đích

• Quản lý danh sách các chủ nhượng quyền.

• Quản lý hạn mức công nợ của chủ nhượng quyền (Nếu có).

13.2. Thao tác

• Danh mục => Chủ nhượng quyền => Tạo mới

Danh sách các chủ nhượng quyền

• Điền thông tin các chủ nhượng quyền vào form thêm mới => Lưu lại

Form thêm mới chủ nhượng quyên

14. Phân quyền

14.1. Mục đích

• Cho phép điều chỉnh từng cấp độ tài khoản được phép có các chức năng gì phù hợp với mô hình vận hành và số lượng nhân sự sử dụng dịch vụ.

14.2. Thao tác:

• Cài đặt => cấu hình hệ thống => Phân quyền

• Chọn quyền muốn chỉnh sửa

• Lưu lại

Phân quyền cho tưng cấp độ tài khoản

Việc tích tất cả quyền cho các cấp độ tài khoản khác ngoại trừ Chủ sở hữu có thể dẫn đến các tài khoản đấy có thể xóa dữ liệu, mô hình hoạt động ... Nên cần xem xét thật kỹ trước khi thay đổi.

16. Lý do

16.1. Mục đích

16.2. Thao tác