Docs iPOS Inventory
1. Giới thiệu, định nghĩa về hệ thống kho nhà hàng
1.1. Định nghĩa Quản lý kho nhà hàng?
Quản lý kho là những hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa vật tư, bao gồm công tác tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa giúp giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cho sản xuất, phân phối và tối ưu chi phí quản lý hàng tồn kho.
Kho hàng được quản lý tốt sẽ giữ cho quá trình sản xuất được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn.
1.2. Các khái niệm về danh mục hàng hóa (hàng tồn kho) trong kho nhà hàng?
* Nguyên vật liệu
Những hàng hóa được nhập về để lưu trữ, chuyển đi hay giữ lại nhằm mục đích chế biến, sản xuất thành phẩm hoặc bán thành phẩm trong tương lai.
* Thành phẩm
Những sản phẩm hoàn chỉnh được hoàn thành sau quá trình chế biến, sản xuất.
* Bán thành phẩm (Vừa nguyên vật liệu, vừa thành phẩm)
Những sản phẩm được phép dùng trong chế biến đã được xử lý một phần và phải trải qua các bước tiếp theo để tạo ra thành phẩm.
1.3. Cơ cấu tổ chức về kho trong nhà hàng?
* Kho cửa hàng
Nơi lưu trữ & bảo quản sản phẩm, hàng hóa trước khi được đem ra sử dụng hoặc chuyển đến một địa điểm khác nhằm cung ứng cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh một cách nhanh chóng.
Có diện tích vừa phải và lưu trữ hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định nhằm tối ưu chi phí vận hành.
* Bếp cửa hàng
Trực tiếp chế biến ra thành phẩm từ nguyên vật liệu được cung cấp đáp ứng nhu cầu mua và sử dụng tại nhà hàng.
* Kho tổng
Nơi tập trung hàng hóa, đảm bảo số lượng nguyên vật liệu tồn kho vận chuyển đến các cơ sở chế biến trực tiếp như: nhà hàng, bếp trung tâm…
* Bếp trung tâm
Nơi sơ chế, chế biến bán thành phẩm chuyển đến các cơ sở kinh doanh & phục vụ khách hàng trực tiếp
2. Thực trạng và khó khăn hiện tại của nhà hàng khi quản lý kho nhà hàng
2.1. Tại sao cần phải quản lý kho hàng hóa trong ngành F&B ?
Kinh doanh thông suốt
Doanh nghiệp luôn duy trì một lượng hàng tồn kho hợp lý nhằm tránh gián đoạn trong quá trình kinh doanh. Việc gián đoạn trong kinh doanh F&B là vô cùng nguy hiểm có thể dẫn đến việc hiểu nhầm làm sụt giảm giá trị thương hiệu, mất khách trung thành và những hệ quả tồi tệ khác kéo theo.
Dự phòng
Lưu trữ tồn kho dự phòng trong một khoảng thời gian hợp lý là một tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán.
Thị trường F&B biến động rất nhanh & theo từng thời điểm sẽ xảy ra những sự bứt phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm. Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường về chuỗi cung ứng nguyên vật liệu ở một vài thời điểm. Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những thay đổi khôn lường đó.
Tích trữ đầu cơ
Thương trường là chiến trường & thời buổi vật giá leo thang chóng mặt, giá nguyên vật liệu luôn luôn có sự biến động lớn theo xu hướng tăng lên và có thể ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Chi phí, Lãi suất) và có thể xảy ra bất kỳ lúc nào.
Để đề phòng khi sự biến động đó xảy ra doanh nghiệp thường sẽ tích trữ nhiều hàng hóa hơn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và kiếm lời từ biến động ngắn hạn của thị trường.
Tầm quan trọng khi Quản lý kho hàng trong ngành F&B với những lợi ích sau:
Kiểm soát hao phí, tránh thất thoát khi sử dụng nguyên vật liệu
Chủ động trong việc điểu chuyển nguyên vật liệu, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh gián đoạn trong quá trình kinh doanh
Dựa vào lượng hàng hóa thực tế doanh nghiệp sẽ có những điều chỉnh hợp lý để tối ưu chi phí mua hàng, chi phí lưu kho..
2.2. Quy trình đặt hàng và quản lý kho cửa hàng theo phương pháp thủ công (excel, sổ sách ghi chép bằng tay) khi không sử dụng các giải pháp, công cụ quản lý bằng công nghệ
2.3. Khó khăn trong việc giải quyết bài toán quản trị kho trong ngành F&B
Không theo dõi xuyên suốt, đánh giá được quá trình vận hành
Cập nhật thông tin chậm, tốn nguồn lực, thời gian cho việc đối chiếu, xử lý đơn hàng, chứng từ
Xử lý thủ công, không đảm tính tính chính xác
Không theo dõi được tồn real time: mỗi lần đặt hàng phải tiến hành kiểm kê, không xác thực được tính chính xác của nhu cầu mua hàng/nguyên vật liệu…
Không đánh giá được nguồn cung hàng hóa/nguyên vật liệu
3. iPOS Inventory giải quyết vấn đề gì khi khách hàng sử dụng
3.1. Định nghĩa iPOS Inventory
Giải pháp quản trị kho thông minh, toàn diện cho ngành F&B
3.2. Ưu điểm, sự khác biệt của iPOS Inventory với những giải pháp khác trên thị trường
Tổ chức
Đầy đủ quy trình nghiệp vụ quản trị kho trong ngành F&B
Mô hình lớn bao gồm cả kho tổng và bếp trung tâm.
Các vị trí vận hành đặc biệt: Thu mua, kế toán…
Đáp ứng tất cả các mô hình kinh doanh trong ngành F&B
Một cửa hàng đơn lẻ.
Chuỗi nhiều cửa hàng bao gồm cả kinh doanh nhượng quyền muốn theo dõi và kiểm soát mức sử dụng nguyên vật liệu của từng điểm.
Hệ sinh thái
Tính năng
Theo dõi tồn kho thời gian thực (Real time) của nhà hàng mọi lúc mọi nơi nhằm lên kế hoạch nhập/xuất kịp thời.
Hệ thống quản lý xuyên suốt theo quy trình nghiệp vụ chuẩn của ngành F&B.
Đảm bảo tính thống kê hàng hóa, nguyên vật liệu và các chứng từ xuất – nhập – tồn.
Cung cấp các báo cáo, dashboard phân tích chi tiết quá trình mua hàng, dự trữ tồn kho, thời gian đáp ứng hàng hóa, chất lượng và hiệu quả từng nhà cung cấp.
Hệ thống kết nối mở: kết nối với các giải pháp quản lý bán hàng, phần mềm kế toán qua API, các nhà cung cấp qua API hoặc APP riêng cho nhà cung cấp.
4. Luồng vận hành sản phẩm iPOS Inventory
Last updated
