Phiếu mua hàng đến nhà cung cấp

1. Mục đích

• Quản lý các đơn mua hàng được chuyển đến các nhà cung cấp.

  • Kho tổng, kho bếp trung tâm, kho cửa hàng tạo đơn mua hàng thẳng đến nhà cung cấp.

  • Người thu mua xử lý đơn yêu cầu mua hàng của các kho (kho tổng, kho bếp trung tâm, kho cửa hàng) thành các phiếu mua hàng đến các nhà cung cấp bên ngoài.

• Các trạng thái đơn mua hàng:

  • Chờ xử lý: Dành cho các phiếu mua hàng đến nhà cung cấp đã dùng app nhà cung cấp và kết nối đến hệ thống Inventory.

  • Đã xác nhận: Nhà cung cấp đã cài app nhà cung cấp hay chưa ?

    • Đã kết nối: Nhà cung cấp đã xác nhận sẽ cung cấp đủ nguyên vật liệu, thành phẩm theo đơn mua hàng.

    • Chưa kết nối: Đơn mua hàng được tự động xác nhận ngay sau khi khởi tạo đơn mua hàng mới.

  • Đã hủy: Nhà cung cấp đã cài app nhà cung cấp hay chưa ?

    • Đã kết nối: Nhà cung cấp hủy đơn mua hàng.

    • Chưa kết nối: Tài khoản tạo đơn mua hàng tự hủy đơn sau khi tự trao đổi thông tin với nhà cung cấp.

  • Hoàn thành: Kho đã tạo phiếu mua hàng xác nhận nhập kho thành công sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu, thành phẩm từ đơn vị vận chuyển từ nhà cung cấp.

2. Thao tác

2.1. Thêm mới

• Quản lý mua hàng => Phiếu mua hàng => Tạo mới

Danh sách phiếu mua hàng

• Điên thông tin vào form thêm mới phiếu mua hàng

  • Thông tin nhà cung cấp

  • Thông tin kho nhận

  • Danh sách nguyên vật liệu, thành phẩm

    • Đới với trường hợp nhà cung cấp đã khai báo bảng giá:

      • Đã khai báo: Chỉ có thể chọn các nguyên vật liệu, thành phẩm đã khai báo bảng giá.

      • Chưa khai báo: Có thể chọn tất cả các nguyên vật liệu, thành phẩm của công ty.

Form thêm mới phiếu mua hàng

Trạng thái phiếu sau khi tạo mới.

Phụ thuộc vào nhà cung cấp có sử dụng app nhà cung cấp và đã kết nối đến hệ thống Inventory hay chưa ?

• Đã kết nối : Phiếu sẽ được chuyển về trạng thái chờ xử lý và đợi nhà cung cấp xác nhận trên app nhà cung cấp.

• Chưa kết nối: Phiếu sẽ được chuyển sang trạng thái đã xác nhận.

2.2. Xác nhận

• Trạng thái của đơn phụ thuộc và nhà cung cấp đã cài app nhà cung cấp và kết nối đến hệ thông Inventory hay chưa. Xem thêm.

2.3. Nhập kho và hoàn thành

• Khi kho nhận hàng từ bên vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm của nhà cung cấp tiền hành kiểm tra số lượng và chất lượng.

• Nhập lại số lượng thực tế nếu có sự chênh lệch với số lượng yêu cầu.

  • Nếu số lượng thực tế ít hơn số lượng yêu cầu => Chọn lý do tại sao lại thiếu hàng để có các báo cáo và đánh giá.

Xác nhận nhập kho cho phiếu

• Bấm nhập kho => Hệ thống sẽ khởi tạo phiếu nhập mua hàng với số lượng nhập kho theo số lương thực tế đã được kiểm tra.

2.4. Hủy

• Phụ thuộc vào trạng thái và nhà cung cấp đã kết nối đến hệ thống Inventory hay chưa ?

  • Đã kết nối: Nhà cung cấp đăng nhập vào app nhà cung cấp và hủy đơn chờ xử lý.

  • Chưa kết nối: Không có tham chiếu đến bất kỳ phiếu yêu cầu mua hàng nào và trạng thái đã xác nhận.

Hủy phiếu mua hàng đến nhà cung cấp chưa kết nối với hệ thống Inventory

• Quản lý mua hàng => Phiếu mua hàng => Tab Đã xác nhận => Mở phiếu do chính tài khoản đăng nhập tạo

Chọn phiếu cần hủy

• Click và nhập lý do hủy phiếu

Nhập lý do hủy phiếu

• Xác nhận hủy phiếu

Thông báo hủy phiếu thành công